Met de inwerkingtreding van het UBO-register zijn bedrijven vanaf 27 september 2020 verplicht om hun eigenaren, dan wel de personen die zeggenschap hebben, in het UBO-register in te schrijven. Dit geldt ook voor bedrijven die voor 27 september zijn opgericht. Bedrijven hebben tot uiterlijk 27 maart 2022 de tijd om hun UBO’s in te schrijven in het register. Wat is nu een “UBO” en bent u benieuwd of deze verplichting ook voor u geldt? Lees dan gauw verder!

Wat is een UBO?

“UBO” staat voor Ultimate Beneficial Owner, ofwel de uiteindelijke belanghebbende. Een UBO is een natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is of de uiteindelijke zeggenschap heeft over een rechtspersoon. Het gaat daarbij over personen die meer dan 25% van het economisch belang in een bedrijf. Bij het identificeren wordt dus gekeken naar de achterliggende natuurlijke personen, ongeacht het aantal tussenliggende vennootschappen ten opzichte van de rechtspersoon die het betreft.

Ingeval er geen UBO bestaat of er twijfel bestaat of de achterhaalde persoon wel daadwerkelijk de UBO is, dan moet er één of meer pseudo-UBO’s worden aangewezen. Dat zijn natuurlijke personen die behoren tot het ‘hoger leidinggevend personeel’. Hieraan kan men denken aan personen die het dagelijks beleid bepalen zoals een statutair bestuurder of een persoon uit de managementlaag daaronder. Is een rechtspersoon bestuurder, dan wordt de persoon die daarvan de bestuurder is aangemerkt als UBO.

Het register

Het UBO-register is het gevolg van Europese regelgeving. De Europese Unie heeft dit register in het leven geroepen met als doel het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorisme te voorkomen. Door te registreren wie de uiteindelijk belanghebbende achter een bedrijf is, wordt er meer transparantie gecreëerd. Zo is het niet alleen voor de overheid, maar ook voor zakenpartners onderling duidelijk met wie zij zaken doen en kunnen bedrijven hun zakelijke besluiten tot samenwerking beter afwegen. Het UBO-register is een onderdeel van het register van de Kamer van Koophandel.

Bestaande bedrijven en nieuwe bedrijven

Bedrijven die onder de verplichting van deze registratie valt en reeds voor 27 september 2020 is opgericht, krijgen een brief van de Kamer van Koophandel met daarin een uitnodiging om hun UBO’s op te geven. Bedrijven die na 27 september 2020 worden opgericht, moeten bij inschrijving in de Kamer van Koophandel hun UBO als verplicht onderdeel aangeven.

Voor wie geldt deze verplichting?

De UBO-registratieplicht gaat gelden voor de volgende bedrijven en organisaties:

• Niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen;
• Stichtingen, verenigingen[1], onderlinge waarborgmaatschappijen en coöperaties;
• Maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen;
• Kerkgenootschappen;
• Rederijen;
• Europese naamloze vennootschappen (SEs);
• Europese coöperatieve vennootschappen (SCEs); en
• Europees economische samenwerkingsverbanden (die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben).

De UBO-registratieplicht geldt niet voor:

• Beursgenoteerde vennootschappen (aan een officiële beurs) en hun directe of indirecte 100% dochtervennootschappen;
• Eenmanszaken;
• Publiekrechtelijke rechtspersonen;
• Verenigingen van eigenaars; en
• Enkele historische rechtspersonen.

Welke gegevens dien ik te verstrekken en zijn deze openbaar?

Van de UBO worden enkele gegevens opgevraagd. In het kader van de AVG in combinatie met deze Europese regelgeving is besloten om een deel van de gegevens openbaar te maken en een deel niet te openbaren.

De volgende gegevens van de UBO zullen openbaar zijn:

• voornaam en achternaam;
• geboortemaand en -jaar;
• nationaliteit;
• woonstaat; en
• aard en omvang van het economische belang van de UBO.

De volgende gegevens van de UBO zullen niet openbaar zijn:

• BSN/buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN);
• geboortedag;
• geboorteland en –plaats;
• woonadres;
• afschrift van geldig identiteitsdocument; en
• afschrift van document(en) waaruit de aard en omvang van het economische belang blijkt.

Wat als ik mij niet (tijdig) registreer?

De UBO(‘s) van bestaande bedrijven en organisaties moet uiterlijk plaatsvinden op 27 maart 2022 (binnen achttien maanden na inwerkingtreding van de Implementatiewet). Rechtspersonen en andere juridische entiteiten die worden ingeschreven na de datum van inwerkingtreding moeten hun UBO(‘s) direct registreren.

Het niet, niet juist, niet volledig dan wel niet tijdig registreren wordt gesanctioneerd in de Wet op de economische delicten. Overtreding van deze verplichting zal een economisch delict opleveren. Deze sancties kunnen zowel aan de rechtspersoon als de UBO worden opgelegd. Als de aanschrijving niet tot registratie leidt, stuurt de Kamer van Koophandel één aanmaning. 

Terugmeldplicht

Instellingen die vallen onder de Wwft (de zogeheten Wwft-instellingen zoals advocaten en notarissen) zijn reeds op basis van de Wet witwassen en financiering terrorisme verplicht om een cliëntenonderzoek te verrichten. Dit cliënten onderzoek wordt vanaf 27 september 2020 uitgebreid met het verplicht inzien van het UBO-register en daarvan een uittreksel op te vragen en in het dossier te houden. Echter het raadplegen en het hebben van een uittreksel uit het UBO-register ontslaat de instelling niet van zijn zelfstandige onderzoeksverplichting. Indien de instelling naar aanleiding van diens eigen onderzoek tot de conclusie komt dat de registratie in het UBO-register niet juist is of afwijkt, moet de instelling zelfstandig daarvan melding maken bij de Kamer van Koophandel.

Heeft u vragen over de registratieverplichting of wilt u meer weten over de gevolgen voor uw eigen onderneming? Bel via 045 – 7 600 700 of mail naar b.robijns@quattroadvocaten.nl voor een gratis en geheel vrijblijvend intakegesprek.